事務員が採用できないとき、何を見直すべきか
事務員が採用できない会社がまず見直すべきは、求人の出し方ではなく「その事務、本当に人を雇わないとできない仕事なのか」という前提です。
求人を出しても応募が来ない。来ても条件が合わない。やっと採用しても、教えた頃に辞めてしまう——。建設業や設備工事、運送、店舗など、現場を持つ会社の経営者からこの話を伺うことが本当に多くなりました。求人を出し続けること自体が、そろそろ限界になっていないでしょうか。事務員の採用難は、もう一時的な波ではなく、仕組みとして起き続けていることだと思います。
だからこそ僕は、「もっと頑張って探す」の前に、もう一つの選択肢を知ってほしいと思っています。事務の仕事を、人ではなくAIに逃がすという選択肢です。
なぜ中小企業ほど事務員の採用が難しいのか
理由はシンプルで、事務職の応募者は条件の良い会社から埋まっていくからです。給与・休日・オフィス環境で大手や都心の企業と比べられると、中小企業はどうしても不利になります。
さらに中小企業の事務は「専任一人分」の量がないことも多い。問い合わせ対応、見積書、請求書、電話番、社内共有——足し合わせると確かに誰かが必要なのに、フルタイム一人を雇うと持て余す。この中途半端な量が、求人を出しにくく、雇っても定着しにくい原因になっています。
そしてもう一つ。仮に採用できたとしても、終わりではありません。教える時間がかかり、給与と社会保険の固定費が増え、辞められればまたゼロからやり直しです。採用は「成功しても重い」選択肢なんです。
僕自身、人を増やして苦しくなった経験があります
僕は合同会社9Zという会社を一人で経営しています。以前、事業を伸ばそうとして業務委託の方を増やし、組織として拡大した時期がありました。
結果は想像と逆でした。人が増えるほど連絡と確認に時間が取られ、契約や支払いといった書類仕事も比例して増える。売上は伸びても利益が残らず、事業は伸び悩みました。今は業務委託を1社だけに絞り、人がやるべき仕事以外はAIに任せています。売上を変えずに利益率は大きく改善し、何より気持ちの余裕が戻りました。
この経験から言えるのは、「人手が足りない＝人を足す」という反射的な発想を一度疑ってみる価値がある、ということです。足りていないのは多くの場合「人」ではなく、「作業をさばく仕組み」です。
採用・派遣・外注・AI従業員を経営者目線で比べる
事務の人手を確保する方法を並べると、それぞれ性格がはっきり分かれます。
- 正社員・パート採用: 社内に知識が貯まるのが強み。ただし採用できるかが不確実で、募集費・教育期間・退職リスクを全部会社が背負います。
- 派遣: 早く来てもらえる反面、契約期間があり、業務の引き継ぎを繰り返すことになりがちです。
- 事務代行・外注: 定型業務には合いますが、御社の業務の文脈（お客様との関係、現場の事情）が伝わりにくく、依頼のやり取り自体が手間になることがあります。
- AI従業員: 御社の業務の流れ・書式・言い回しを組み込んで設計するAIです。教育済みの状態で動き始め、辞めず、夜間や繁忙期も止まりません。ただし最終判断や送信は人が行う前提なので、「確認する人」は社内に残ります。
どれが正解かは会社によります。ただ、「採用できない」状態が続いているなら、採用が成功するのを待つよりも、採用しなくても回る形を先に作る方が早い。これが僕の考えです。
AI従業員に任せられる事務の例
「事務員さんがやってくれたらいいのに」と思う仕事の多くは、実はAIに渡せます。
- 問い合わせの一次整理: メール・LINEで届いた問い合わせを、緊急度・希望日時・場所・不足情報に分けて整理し、返信文の下書きまで作る
- 書類の前準備: 見積書・請求書・発注書の下ごしらえ、領収書写真からの読み取りと整理
- 抜け漏れの見張り: 未返信・未請求・確認待ちの案件を洗い出して知らせる
- 顧客フォロー: 工事や納品の後のお礼・点検案内、しばらく連絡していないお客様のリストアップ
- 採用まわりの文面: 求人原稿の下書き、応募者への一次返信、面接日程の調整文
共通するのは、「判断は人、準備はAI」という分担です。金額の決定や最終的な送信は必ず人が行います。事務員さんを雇った場合と同じで、最後の確認は経営者か現場の人の仕事として残ります。具体的な業務の様子はAI従業員のサービス紹介でデモを見られます。
導入の流れ: 求人を出すより手前の一歩
1. 無料診断＋1業務の無料AI従業員化: 今の業務の流れと「誰かに任せたい仕事」を伺い、AIに渡せる業務を一緒に整理します。「AI化できる業務リスト」が手元に残ります。 2. 業務確認・ご提案: 前向きにご検討いただける場合のみ、どの業務から軽くするかを具体化します。 3. 構築（2〜14日目安）: LINE・メール・Excelなど、今の道具のまま御社専用に設計します。まず1業務の小さな導入から。 4. 月1回の改善ミーティング: 効果を見ながら担当範囲を広げていきます。
求人広告のように「出してみないと分からない」ものではなく、診断の段階で任せられる業務が見えるのが大きな違いです。
よくある疑問
事務員の代わりが本当に務まりますか？
「事務員の全部」を置き換えるものではありません。電話の応対や来客対応など、人にしかできない仕事は残ります。AIが担当するのは、整理・下書き・転記・見張りといった「事務の中の作業部分」です。そこが消えるだけで、残った仕事は今いる人で十分回ることが多いんです。
パソコンが苦手でも使えますか？
新しいアプリの操作を覚える設計にはしていません。今使っているLINE・メール・Excel・写真をそのまま起点にして、裏側でAIが動く形にします。
採用活動と並行してもいいですか？
もちろんです。むしろAIで事務の総量を減らしておくと、採用のハードルも下がります。「フルタイムの事務員」ではなく「週2日のパートさん」で足りる業務量になれば、応募の間口は一気に広がります。
まとめ: 採用できない今が、仕組みを変えるタイミング
事務員が採用できないのは、御社の魅力の問題というより仕組みの問題です。そして仕組みの問題は、仕組みで解くのが一番早い。人を探し続ける消耗戦から一度離れて、「そもそも人がやらなくていい事務」を先にAIへ逃がす。僕自身がその順番で会社を立て直した実感があります。
まずは15〜30分の無料診断で、御社の事務のうちどれだけAIに渡せるかを一緒に見てみませんか。求人を出すより手前の、一番軽い一歩です。
診断後、AI化しやすいと判断した1業務は、簡易版のAI従業員として無料で作ります。
