少人数の会社にAIは大げさなのか
大げさではありません。むしろ人が少ない会社ほど、一人あたりが事務に取られる比率が高く、判断の要らない一次受けや連絡をAIに逃がす効果は出やすくなります。
「AIは規模の大きい会社が入れるもので、うちみたいに数人の会社にはまだ早い」という感覚は、順序が逆になっています。人手のある会社は事務を専任の担当者に振り分けられますが、社員が2〜5人、あるいは社長と家族・パートで回している会社では、一人が現場も営業も事務も掛け持ちします。手が足りないからこそ、後回しにできない受付や連絡が、いちばん動ける人の時間を削っていきます。
なぜ「小さいうちは早い」という感覚が生まれるのか
AIという言葉に、大きなシステムを導入して業務をまるごと入れ替える、という重たいイメージがくっついているからです。
多くの人が思い浮かべるのは、専任のIT担当を置き、全社員が新しいツールの操作を覚え、既存のやり方を一斉に切り替える、という光景です。それは確かに人数の多い会社の話で、数人で回している会社からすれば「うちには大げさ」に映ります。けれど、ここで問題にしているのは業務の入れ替えではなく、今いちばん手を取られている一つの受付や連絡を、今使っているLINEやメールの裏側で肩代わりさせる、という小さな話です。全部を変える必要はなく、覚え直す操作もありません。大げさに見えていたのは、AIそのものではなく「大きく入れ替える」という思い込みのほうです。
一人社長や個人事業主とは、何が違うのか
一人で全部を抱える立場とも、事務員が何人もいる会社とも違い、「数人で回す会社」には固有の詰まり方があります。
社長一人だけ、あるいは個人事業主として全部を一人でやっている場合は、事務が回らないという課題がはっきり本人に集中します。その話は一人社長が事務に潰されないための仕組みや個人事業主がAIで事務を軽くする最初の一歩で扱っています。一方、社員が数人いる会社では、事務が「誰か手の空いた人」に流れ、その時々で担当が変わります。専任ではないので、現場が忙しくなれば受付や連絡がまるごと後回しになり、誰の仕事とも決まっていない事務が宙に浮きます。人が少し増えたぶん「誰かがやるだろう」という隙間ができ、その隙間に取りこぼしが溜まる——これは一人のときにも、事務員が何人もいる会社にもない、数人の会社に特有の穴です。
少人数の会社ほどAIが効きやすい理由
一人あたりが事務に取られる比率が高く、しかも取りこぼしの一件が経営に響きやすいからです。
社員が数人の会社では、問い合わせに返す・見積もりの前の聞き取りをする・日程を調整するといった作業を、売上を作る本業の合間にこなしています。人数が少ないぶん、事務に取られる時間の割合は大きく、一人が半日それに費やせば会社全体の動きが半日鈍ります。加えて、受注の母数が大きくない会社ほど、返信が遅れて逃した一件の重みは相対的に大きくなります。だからこそ、判断の要らない一次受けや連絡・整理を仕組みに渡し、人は判断と本業に集中する——という分担の効果が、少人数の会社でこそ出やすいのです。人を一人増やして事務に充てるより、いちばん手を取られている作業だけを先に外に出すほうが、固定費を増やさずに動きが軽くなります。
何から始めればいいのか
会社の中でいちばん多く手を止められている、判断の要らない一つの作業から始めるのが現実的です。
たとえば、日中に鳴っても出られない問い合わせの一次受け、見積もりの前に毎回聞いている同じ項目のヒアリング、予約や日程の調整といった作業です。これらは中身の判断ではなく、決まった手順の繰り返しなので、AIに渡しやすい部分です。逆に、金額を決める・可否を判断する・お客様と踏み込んだやり取りをするといった部分は人に残します。小さく1業務から始める考え方は、中小企業のAI導入で失敗しないための最初の一歩にもまとめています。全体像はAI従業員のサービス紹介で確認できます。
よくある質問
社員が2〜3人しかいなくても意味がありますか？
あります。人数が少ないほど一人が事務に取られる割合は高く、その一人の手が空けば会社全体の動きが軽くなります。むしろ専任の事務員を置けない規模ほど、判断の要らない一次受けを仕組みに逃がす意味が大きくなります。
大きなシステムを入れて、全員が操作を覚える必要がありますか？
その必要はありません。今使っているLINEやメール・フォームの裏側にAIを組み込む形なので、社員が新しい画面の操作を覚え直すことはありません。電話は今まで通り人か留守番電話が受け、そこに残った伝言をAIが整理する形になります。大きく入れ替えるのではなく、いちばん手を取られている一つの作業から小さく始められます。
家族やパートで回している会社でも使えますか？
使えます。誰か手の空いた人が事務をこなしている会社では、忙しくなると受付や連絡がまるごと後回しになりがちです。その「誰の仕事とも決まっていない事務」の一次受けをAIに持たせると、宙に浮いた作業が溜まりにくくなります。
人を一人雇うのと、どちらがいいですか？
業務によります。判断や対人が中心の仕事は人が向きますが、決まった手順の繰り返しである一次受けや連絡・整理は、人を増やして固定費にするより仕組みに任せるほうが身軽です。まずはどの作業がどちらに向くかを、無料診断で一緒に切り分けます。
始めてみて合わなければ、元に戻せますか？
戻せます。小さく1業務から始める形なので、いつでも人の対応に戻せます。大げさに全部を入れ替えないぶん、試して確かめてから広げるという進め方ができます。
電話にもAIが対応しますか？
いいえ。AIが自動で受けるのはLINE・メール・フォームです。電話は今まで通り人か留守番電話が受け、そこに残った伝言をAIが整理します。人が少なく日中に電話へ出られない会社ほど、文字の窓口で受け止め直す形が向いています。
まとめ
「少人数の会社にAIは大げさで、まだ早い」という感覚は、AIを大きな業務の入れ替えだと思い込むところから来ています。実際に効くのは、今いちばん手を取られている一つの受付や連絡を、今使っている道具の裏側で肩代わりさせるという小さな話で、人が少ない会社ほどその効果は出やすいものです。
僕は足立区で合同会社9Zを一人で経営しています。かつて会社を大きくしようと、業務委託で人を増やして組織として広げた時期がありました。ところが人が増えるほど、伝えること・確認すること・書類のやり取りが膨らみ、想像以上に事業の伸びが鈍り、利益も薄くなっていきました。人数が増えれば事務が楽になると思っていたのに、増えたのは事務のほうだった、というのが正直な実感です。今は業務委託を1社に絞り、人が判断すべきところ以外をAIに任せる形に切り替え、売上を変えずに利益率を立て直せました。人を増やして規模で解決しようとするより、いちばん手を取られている作業を先に仕組みへ逃がすほうが、小さな会社には合っている——これは自分の失敗から得た考え方です。
御社でいちばん手を取られている1業務がどれか、15〜30分の無料診断で一緒に見つけてみませんか。
診断後、AI化しやすいと判断した1業務は、簡易版のAI従業員として無料で作ります。
