複数店舗の問い合わせ窓口は、AIで一本化できるのか
できます。ただし各店の予約可否や個別対応の判断を店の人に残したまま、店ごとにばらけた問い合わせの一次受けを一つの入り口でまとめて受け、店舗別に仕分けて渡すところまでです。
AI従業員とは、店ごとに分かれた電話・LINE・メール・フォームに入った問い合わせを一つの窓口で受け取り、どの店の・何についての連絡かを聞き取って店舗別に振り分け、営業時間や定番の質問には定型で答え、予約の確定や個別の判断が要る相談は該当する店に渡す仕組みを、今使っている連絡先の裏側に組み込むものです。実際に予約を受けるか、どう対応するかは各店の人が判断するので、そこは動かさず、分散した問い合わせを一つに束ねて仕分ける部分だけをAIに渡す形になります。
なぜ店舗が増えるほど、問い合わせを取りこぼしやすくなるのか
対応する件数が増えるからではなく、問い合わせの入り口と、それを見張る目が、店の数だけ分かれてしまうからです。
店舗が一つのうちは、電話もLINEもその店の人が見ているので、どこに何が来ているかは自然に把握できます。ところが二店、三店と増えると、窓口はたいてい店ごとに用意されます。A店のLINE、B店の電話、C店のフォーム——入り口がばらけると、経営者は「今どの店に何の問い合わせが来て、どれがまだ返せていないか」を一つの画面で見られなくなります。手が空いている店では即答されるのに、忙しい店では半日放置される、という対応のばらつきも生まれます。しかもお客さんからすれば、どの店に連絡しても同じ会社です。片方の店で返事が遅れれば、会社全体の印象が下がります。僕自身、会社を大きくしようと業務委託で人を増やしたとき、まさにこれに近い詰まりを味わいました。人や拠点が増えるほど「誰が何をどこまで見ているか」が見えなくなり、伝える手間と確認のやり取りだけが膨れて、増やしたぶん事業が伸びるどころか、想像以上に足を引っ張られたのです。窓口が分かれること自体が、取りこぼしとばらつきを生む温床になる、という構造がここにあります。
窓口を一本化すると、店舗ごとの事情が消えないか
消えません。一本化するのは「受け止める入り口」だけで、店ごとの対応や判断はそれぞれの店に残したまま、問い合わせを店舗別に仕分けて渡す形にできるからです。
一本化と聞くと、全店の問い合わせが一つの箱に混ざって、どの店の話か分からなくなる、と心配されることがあります。実際は逆で、入り口で「どの店のことか」を最初に聞き取るので、混ざるどころか店舗別に整理されて渡ります。各店は自分の店に関わる問い合わせだけを、仕分けられた状態で受け取れます。単店の予約や問い合わせをどう受けるかは店舗・サロンの予約・問い合わせ対応をAIで軽くするにまとめていますが、店舗が増えると、そこに「どの店の話かを見分けて振り分ける」層が一つ必要になります。営業時間の外に入る問い合わせをどう受け止めるかは、店舗数に関わらず営業時間外の問い合わせをAIで取りこぼしにくくするでも別に整理しています。
AI従業員に任せられる業務の例
- 全店の一次受けの一本化: 店ごとに分かれたLINE・メール・フォームの問い合わせを一つの窓口で24時間受け取り、店舗別に整理する
- 店舗の振り分け: 問い合わせの最初にどの店のことかを聞き取り、該当する店に仕分けて渡す。取り違えを防ぎ、どの店に何が来ているかを一望できる形にする
- 定型質問への回答: 各店の営業時間・場所・駐車場・定番のメニューやサービスなど、店ごとに違う定番の質問への返信案を用意する
- 未対応の洗い出し: どの店の・どの問い合わせが返信待ちかを並べ、忙しい店で放置が起きていないかを見えるようにする
- 対応の記録: いつ・どの店に・どんな問い合わせがあったかを残し、店ごとの傾向や、対応のばらつきの気づきにつなげる
予約の確定や個別対応、クレームの解決などの判断は必ず各店の人が行います。仕組みの全体像はAI従業員のサービス紹介で確認できます。
導入の流れ（2〜14日が目安）
STEP 1 無料診断＋1業務の無料AI従業員化: LINEでご連絡いただければ、今の店舗ごとの窓口と、どの店で取りこぼしや放置が起きやすいかを一緒に整理します。費用はかかりません。
STEP 2 業務確認・設計: 店舗ごとの営業時間や定番の質問、どの相談を該当店に渡すかの線引きを、御社の運営に合わせて組み込みます。予約や個別対応の判断は各店が握る範囲としてはっきり分けます。
STEP 3 構築・試験運用（2〜14日目安）: 今お使いの各店のLINE・フォームのまま、裏側で一つの窓口にまとめます。電話は今まで通り各店の人が受けるか留守番電話で受け、そこに残った伝言をAIが整理して店舗別に振り分けます。
STEP 4 本格稼働: 全店の一次受けとしてAIが動き始めます。店舗ごとのよくある質問や、放置の起きやすい時間帯に合わせて、仕分けや返信の文面を月1回のペースで直していきます。
よくある質問
電話にもAIが直接出てくれるのですか？
いいえ。AIが自動で受けるのはLINE・メール・フォームです。電話は今まで通り各店の人が取るか留守番電話で受け、そこに残った伝言をAIが整理して店舗別に振り分けます。忙しい店で出られなかった電話を、文字の窓口で受け止め直す形になります。
店舗の判断や個別対応まで、AIが決めてしまいませんか？
決めません。AIが行うのは、問い合わせを店舗別に仕分けて渡すことと、定番の質問への定型回答までで、予約を受けるか・どう対応するかは各店の人が判断します。会社全体で入り口だけをそろえ、判断は現場に残す、という分担です。
店ごとに営業時間やサービスが違っても大丈夫ですか？
大丈夫です。店舗ごとに営業時間や定番の質問への回答を分けて設定できるので、「どの店の話か」を聞き取ったうえで、その店に合った答えを返せます。違いを消すのではなく、違いを踏まえて振り分ける形です。
まだ二店舗ですが、今から入れる意味はありますか？
あります。窓口が分かれ始めた最初の段階でそろえておくと、店舗が増えても入り口の作りを変えずに済みます。三店、四店と増えてから分散した窓口を束ね直すより、早いうちに一本化しておくほうが手間が少なくなります。
料金はどれくらいかかりますか？
御社の店舗数や問い合わせの受け方によって変わるため、まずは無料診断でご説明します。1業務、あるいは1店舗から小さく始める形をおすすめします。
まとめ
店舗が増えて問い合わせを取りこぼしやすくなるのは、対応する人が足りないからというより、受け止める入り口と、それを見張る目が店の数だけ分かれてしまうからです。ここを崩さずに変えるなら、各店の判断は現場に残したまま、分散した問い合わせの一次受けを一つに束ねて店舗別に仕分ける、という形が現実的です。
合同会社9Zは社員のいない会社で、経営も実務も僕が一人で兼ねています。複数の店舗を並べて回した経験そのものはありませんが、会社を大きくしようと業務委託で人と拠点を増やしたとき、窓口とやり取りが分かれるほど「誰が何をどこまで見ているか」が見えなくなり、伝える手間と確認だけが膨れていく、というつらさは身にしみて味わいました。人を増やしたぶん事業が伸びるどころか、コミュニケーションの費用ばかりが増えて、利益は思ったほど残りませんでした。今は委託を1社に絞り、分かれていた入り口の一次受けをAIに寄せて一つにまとめ、売上を変えないまま利益率を改善できています。拠点や店舗が分かれる会社ほど、判断は現場に残したまま、受け止める入り口だけは一つに束ねておくほうがいい——そう考えています。
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