足立区の保育園の欠席連絡を、AIで軽くするとは
子どもの体調の見立てや登園させてよいかの判断、けがや急変への対応は職員に残したまま、欠席・遅刻・お迎え変更の連絡の受け取りと、見学や入園相談の一次受けだけを仕組みに任せることです。朝いちばん手が離せない時間に届いた連絡を、後から取りこぼさず並べられるようにする、と捉えるとつかみやすいはずです。
足立区は、共働きや子育ての世帯も多く暮らす地域で、認可保育園に加えて小規模保育や認証保育所も数多くあります。共働きの家庭が多いぶん、朝の登園と夕方のお迎えに連絡が集まり、そこへ入園を考える家庭からの見学の問い合わせも重なる。園を運営する側は、通っている全世帯からの毎日の連絡と、外からの新しい相談を、同じ窓口で受け止めることになります。
なぜ足立区の保育園は、連絡の受け手を増やしにくいのか
足立区の園が受付や事務の専任を置きにくいのは、そもそも保育士そのものの採用が、近隣の区とも働き手を取り合う状況にあるからです。
保育需要が厚いということは、それだけ多くの園が同じ地域で保育士を募集しているということでもあります。東京都全体で保育士不足が続くなか、足立区の園も採用で苦戦しやすく、配置に必要な人数を確保するだけでも手いっぱいになりがちです。子どもに向き合う人の確保が優先されるなかで、連絡の受け答えだけをする事務専任を別に置く余裕は、なかなか生まれません。結局は、保育に入っている職員や園長が、朝の連絡や見学の電話まで抱え込む。子どもから目を離せない時間に、連絡対応へ引っ張られます。だから、人を増やす前に、連絡の受け答えの入り口だけを仕組みに逃がせないかと考えています。採用に頼らず人手を補う考え方は、足立区の中小企業がAIで事務・問い合わせ・営業を軽くする方法にもまとめています。
受け入れで手が離せない時間に、連絡が重なる
園で連絡が詰まる中心は、欠席や遅刻の連絡が集まる朝のひとときが、そのまま職員が登園してくる子どもを受け入れている時間と重なることです。
朝の受け入れは、保護者から前の晩の様子を聞き、荷物を預かり、子どもの機嫌や顔色を確かめながら保育室へ迎える、気の抜けない時間です。受け入れのさなかに、別の家庭から欠席の電話が入る。受話器を取れば目の前で受け入れている子どもから手が離れ、取らなければその連絡は宙に浮いたままになる。しかも、その日の給食の数や職員の配置は、誰が来て誰が休むかがわかって初めて決まるので、連絡を拾うのが遅れると一日の段取り全体が後ろへずれます。入園申し込みの時期には、そこへ見学の問い合わせまで加わります。連絡が詰まるのは職員の手際の問題ではなく、連絡が届く時間と手が離せない時間が同じだ、という園の一日の組み立てから来ています。
AI従業員に任せられる業務の例
- 欠席・遅刻連絡の受け取り：LINEやフォームに入った連絡を、時間帯を問わずいったん受け止め、どの子の・どのクラスの・休みか遅れか・いつ登園するかを拾って一覧にそろえる
- お迎え変更の受け取り：迎えに来る人がどう変わるか、時刻がどれだけずれるか、延長保育を使うかを聞き取り、その日の担当がひと目で追える形に整える
- 繰り返しの質問への案内：持ち物、行事の日程、延長保育の受付時間といった、毎年同じように聞かれることに、決まった案内文を用意する
- 見学・入園相談の一次受け：子どもの年齢、希望する時期、見学の希望日を聞き取って整理し、園が日程を決めやすい形に残す
体調の見立て、登園させてよいかどうか、けがや急変への対応、感染症の登園の目安や与薬の扱い、そして認可園の入園の可否は、職員や看護師・嘱託医、自治体が決める領域です。足立区の園でも、体調の急変やけがの連絡だけは、これまで通り電話で職員が直に受ける動線を主にしてください。全国的な考え方は保育園の欠席連絡と問い合わせをAIで軽くするに、仕組みの全体像はAI従業員のサービス紹介にまとめています。
導入の流れと足立区での訪問対応
まずは、いちばん手が離せない時間に重なる一業務から小さく始めるのが向いています。園では、それは朝の受け入れの最中に届く欠席・遅刻連絡の受け取りであることがほとんどです。
進め方は、いま園が使っているLINEやフォームはそのままに、そこへ届く連絡をAIが文字に起こして一覧へ集めるところから試します。新しい連絡システムへ乗り換える必要はありません。電話はこれまで通り職員が取るか留守番電話で受け、残った伝言を文字に整えて同じ一覧に並べます。2〜14日を目安に、どの時間にどれだけ連絡が重なるかを見ながら、聞き取りと案内の型を整えていきます。合同会社9Zは足立区保木間にあり、竹の塚・綾瀬・西新井をはじめ足立区内と、葛飾区・草加市といった近隣へは直接訪問して打ち合わせもできます。朝の連絡の流れを、その場で一緒に見ながら決められます。
よくある質問
登園させてよいかの判断まで、AIがしてしまいませんか。
しません。仕組みが受け持つのは、誰から・いつの・休みか遅れかといった連絡の中身を聞き取って並べ、職員へそのまま渡すところまでです。登園の可否や、感染症のときの登園目安、薬をどうするかは、園の職員や看護師、かかりつけ医の指示のもとで人が決めます。見立てや判断に関わる部分は、はじめから仕組みに載せません。
電話にもAIが出るのですか。
出ません。仕組みが自動で受け付けるのはLINE・メール・フォームで、電話は今まで通り職員が取るか留守番電話で受けます。留守電に残った用件だけをAIが文字に直して一覧へ並べ、受け入れで出られなかった一本を後から拾い直せるようにします。急な発熱やけがのような、その場の対応が要る連絡は、電話で直に受ける流れを必ず残してください。
子どもや家庭のことは、どこまで仕組みに載りますか。
連絡を受け止めて並べるのに要る範囲だけに絞ります。子どもの体調や欠席にまつわる連絡は、法律上とくに配慮が必要な個人情報にあたるので、どこまで扱うか、どれだけの期間残すか、どの職員が見られるかを、園の方針に合わせて始めるときに取り決めます。そこから先を人だけで扱う線も、事前にはっきりさせます。
保護者に新しいアプリを入れてもらう必要はありますか。
要りません。今ある園のLINEやフォームの裏側に入れる形なので、保護者に見えている連絡先はそのままです。職員も、新しい画面を覚え直すのではなく、届いた連絡が仕分けされて並ぶだけになります。保護者にも職員にも新しい手間をかけずに始められます。
足立区の小規模な園でも、導入できますか。
できます。人数が少なく、朝の受け入れに入ると連絡の受け答えが後回しになりやすい園ほど、届いた連絡をまず受け止めておける効果が出やすい構造です。集まった連絡の一覧に目を通し、判断だけを職員が行う形なので、無理な操作は要りません。朝のどの連絡がこぼれやすいかは、15〜30分の無料診断で一緒に見ていけます。
まとめ
足立区の保育園で連絡が詰まるのは、子育て世帯が多く連絡量が多い一方、保育士の採用が近隣の区とも競い合い、連絡だけを受ける事務専任を置きにくいからです。しかも連絡が立て込む時間帯は、子どもから目を離せない受け入れの時間とぴたりと重なります。AI従業員は、欠席や遅刻の連絡を決まった形で受け取り、持ち物や行事の質問に案内を返し、見学相談を一次受けする下ごしらえに回る役です。体調と登園の判断は職員に残したまま、朝の連絡の取りこぼしを軽くできます。
僕は足立区保木間で合同会社9Zを一人で営んでいて、保育の現場に立って子どもに向き合ってきた立場ではありません。だからこの記事の大変さは、地域の園から聞く話として整理しています。ただ、社員を持たずに会社を回していると、いちばん手を離せない時間に限って外から連絡が重なり、後で見返すと対応の順番が崩れている、という食い違いには覚えがあります。会社を大きくしようと業務委託を増やしていた頃は、人が増えるほど段取りと確認の連絡ばかりがかさみ、売上が伸びても利益は先に細っていきました。今は委託を一社に絞り、朝いちばん立て込む受け止めをAIに預けています。足立区で朝の連絡を取りこぼさない受け皿を、15〜30分の無料診断で一緒に見つけてみませんか。
診断後、AI化しやすいと判断した1業務は、簡易版のAI従業員として無料で作ります。
